GCMS Notes hay Global Case Management System (Tạm dịch: Hệ thống quản lý hồ sơ toàn cầu) là một công cụ mà Chính phủ Canada sử dụng để theo dõi và quản lý các hồ sơ di trú. Hệ thống này được thiết kế để cung cấp thông tin chi tiết về quá trình xử lý hồ sơ của ứng viên, bao gồm cả những nhận xét và quyết định của nhân viên xử lý.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá sâu hơn về GCMS Notes, từ khái niệm, chức năng cho đến đối tượng có quyền xin, thời điểm cần thiết cũng như những lưu ý trong quy trình này.

Khái niệm về GCMS Notes

Định nghĩa GCMS Notes

GCMS Notes là một phần không thể thiếu trong quá trình xử lý hồ sơ di trú được nhiều cơ quan tổ chức chính phủ như Cơ quan Dịch vụ Biên giới Canada (CBSA) và Bộ Di Trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) sử dụng. GCMS Notes sẽ lưu trữ và quản lý các thông tin liên quan đến hồ sơ của ứng viên, từ khi hồ sơ được nộp cho đến khi có kết quả cuối cùng. Nó chứa đựng mọi nhận xét, quyết định và thông tin mà nhân viên cơ quan di trú đã ghi chép trong quá trình xem xét hồ sơ.

Chức năng và vai trò của GCMS Notes trong hệ thống di trú Canada

GCMS Notes cung cấp thông tin chi tiết về từng hồ sơ, nó giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình xét duyệt. Ứng viên có thể dễ dàng nắm bắt thông tin về lý do tại sao hồ sơ của họ bị từ chối hoặc tìm lại các bản khai hồ sơ xin visa trước đó để đối chiếu, tránh các thông tin không đồng bộ, dẫn đến việc đương đơn có thể tiếp tục bị từ chối visa.

Đối tượng có quyền xin GCMS Notes

Ai có thể nộp đơn xin GCMS Notes?

Không phải ai cũng có thể xin GCMS Notes. Chỉ những đối tượng nhất định mới có quyền nộp đơn xin loại hồ sơ này. Cụ thể, bao gồm:

• Công dân Canada: Những người có quốc tịch Canada hoàn toàn có quyền truy cập vào những thông tin liên quan đến hồ sơ di trú của họ.
• Thường trú nhân Canada: Những người đang sống tại Canada với tư cách thường trú nhân cũng có thể yêu cầu GCMS Notes.
• Một cá nhân/tổ chức đang có mặt tại Canada: Nếu đang ở Canada, anh/chị có thể nộp đơn xin GCMS Notes cho hồ sơ của mình hoặc của người khác.

Điều này có nghĩa là nếu không thuộc một trong những nhóm trên và đang sinh sống ngoài Canada, anh/chị sẽ cần phải ủy quyền cho người thân hoặc tổ chức dịch vụ di trú để thực hiện việc xin GCMS Notes.

>>> Tìm hiểu thêm: Định cư Canada diện doanh nhân: Mọi thứ nhà đầu tư cần biết!

Khi nào cần xin GCMS Notes?

Tình huống cần lấy lại thông tin hồ sơ trước đây

Một trong những lý do chính khiến nhiều người lựa chọn xin GCMS Notes là để lấy lại thông tin hồ sơ trước đây. Có thể anh/chị đang trong quá trình chuẩn bị hồ sơ mới cho việc định cư Canada hoặc xin visa Canada, và cần tra cứu các thông tin đã cung cấp trong các hồ sơ trước đó.

Việc này rất quan trọng vì nó giúp tạo ra sự nhất quán trong thông tin mà anh/chị đã cung cấp, tránh việc điền sai thông tin dẫn đến bị coi là không trung thực trong hồ sơ. Nếu đã từng xin visa du lịch, du học hay làm việc mà hiện tại không còn giữ lại thông tin, việc xin GCMS Notes sẽ giúp đương đơn cung cấp lại những thông tin đó một cách chính xác và nhất quán.

Đối với hồ sơ bị từ chối

Khi hồ sơ xin visa hoặc định cư bị từ chối, đương đơn sẽ nhận được thư thông báo từ IRCC với lý do tại sao hồ sơ bị từ chối. Tuy nhiên, những lý do này thường không được trình bày đầy đủ và rõ ràng, gây khó khăn cho ứng viên trong việc hiểu được nguyên nhân cụ thể.

Trong trường hợp này, việc xin GCMS Notes sẽ trở nên cực kỳ hữu ích. Anh/chị sẽ có cơ hội xem xét các ghi chú và nhận xét của nhân viên xử lý hồ sơ, từ đó hiểu rõ hơn về các lỗi hoặc vấn đề mà hồ sơ của mình gặp phải. Điều này sẽ giúp anh/chị tìm ra hướng đi phù hợp hơn cho hồ sơ tiếp theo, cũng như không mắc lại những sai sót đã xảy ra trước đó.